We zijn op zoek naar een administratief medewerker (m/v/x) voor de dienst Pedagogische Coördinatie (COD Voltijds)
Uw taken en verantwoordelijkheden:
De dienst Pedagogische Coördinatie bijstaan in alle administratieve en ondersteunende taken in verband met de voorbereiding, opvolging en evaluatie van de opleidingsprogramma's.
- U werkt mee aan de ontwikkeling, verspreiding en publicatie van bestekken (met de daarvoor bestemde software en platformen: 3F, Free Market en E-notification)
- U ontvangt en opent de offertes (via het E-tenderingplatform);
- U controleert de juridische situatie van elke inschrijver (via het Telemarcplatform);
- U stelt gunnings- en niet-gunningsbrieven en -emails op en verstuurt ze;
- U herziet en registreert de prijs- en opleidingsfiches in het GSOB-beheersysteem;
- U voert een eerste analyse uit van de behoeften voor gereserveerde of op maat gemaakte opleidingen en zorgt voor de administratieve opvolging van die dossiers;
- U ondersteunt de helpdesk van deelnemers en opleiders tijdens onderwijsactiviteiten op afstand;
- U controleert de vorm van het lesmateriaal en herwerkt het indien nodig;
- U stelt de evaluatieformulieren van de opleidingen op, vat de opmerkingen samen, berekent de tevredenheidspercentages.
De transversale administratieve taken uitvoeren voor de dienst Pedagogische Coördinatie
- U stelt de notulen van vergaderingen op;
- U communiceert met de klantenadministraties en opleiders;
- U coördineert het vertaalproces van documenten;
- U stelt rapporten en statistieken op;
- U verzamelt dagelijks feedback van de opleiders en geeft die door.
Op de tweede plaats, andere operationele diensten ondersteunen bij de uitvoering van hun administratieve taken.
Vereist profiel:
Gedragscompetenties:
- Schriftelijke en mondelinge informatie verzamelen
- Leervermogen/zelfontwikkeling
- Regels, procedures en templates geschikt toepassen
- Aanpassingsvermogen/flexibiliteit
- Samenwerken/teamgeest
- Autonomie
- Goed stressmanagement
Technische competenties en ervaring:
- Bachelor of GHSO (Niveau B of C)
- 3 jaar ervaring op een administratieve afdeling
- Ervaring in een opleidingsdienst en/of in een overheidsdienst is een pluspunt.
- Uw hoofdwerktaal is het Frans. U spreekt en schrijft die taal dan ook vlot, maar het is van essentieel belang dat u Nederlandse e-mails en werkdocumenten begrijpt en dat Nederlandstalige gesprekspartners ook in hun eigen taal informeert en begeleidt
- U bent vertrouwd met de Office-suite (voornamelijk Word, Excel en Outlook) en met een Windows- en internetomgeving (onlineplatforms)
Wil u graag deel uitmaken van ons team? Stuur uw cv en sollicitatiebrief uiterlijk 18 november 2021 om 17.00 uur naar de heer Arnaud DAUGNAIX (adaugnaix@erap-gsob.brussels). De geselecteerde kandidaten zullen verzocht worden een schriftelijke test af te leggen. Kandidaten die ten minste 60% van de punten voor de schriftelijke proef hebben behaald, worden uitgenodigd voor een gesprek.
De GSOB verwelkomt diversiteit en bevordert gelijke kansen. Heeft u een handicap of een medische bijzonderheid die ons noodzaakt om onze selectieprocedure aan te passen en/of u specifieke tools ter beschikking te stellen? Aarzel niet om contact met ons op te nemen. We kunnen samen nadenken over mogelijke oplossingen.