We zijn op zoek naar een administratief medewerker (m/v/x) voor de dienst Pedagogische Coördinatie (COD Voltijds)

 

Uw taken en verantwoordelijkheden:

De dienst Pedagogische Coördinatie bijstaan in alle administratieve en ondersteunende taken in verband met de voorbereiding, opvolging en evaluatie van de opleidingsprogramma's.

  • U werkt mee aan de ontwikkeling, verspreiding en publicatie van bestekken (met de daarvoor bestemde software en platformen: 3F, Free Market en E-notification)
  • U ontvangt en opent de offertes (via het E-tenderingplatform);
  • U controleert de juridische situatie van elke inschrijver (via het Telemarcplatform);
  • U stelt gunnings- en niet-gunningsbrieven en -emails op en verstuurt ze;
  • U herziet en registreert de prijs- en opleidingsfiches in het GSOB-beheersysteem;
  • U voert een eerste analyse uit van de behoeften voor gereserveerde of op maat gemaakte opleidingen en zorgt voor de administratieve opvolging van die dossiers;
  • U ondersteunt de helpdesk van deelnemers en opleiders tijdens onderwijsactiviteiten op afstand;
  • U controleert de vorm van het lesmateriaal en herwerkt het indien nodig;
  • U stelt de evaluatieformulieren van de opleidingen op, vat de opmerkingen samen, berekent de tevredenheidspercentages.

De transversale administratieve taken uitvoeren voor de dienst Pedagogische Coördinatie

  • U stelt de notulen van vergaderingen op;
  • U communiceert met de klantenadministraties en opleiders;
  • U coördineert het vertaalproces van documenten;
  • U stelt rapporten en statistieken op;
  • U verzamelt dagelijks feedback van de opleiders en geeft die door.

Op de tweede plaats, andere operationele diensten ondersteunen bij de uitvoering van hun administratieve taken.

 

Vereist profiel:

Gedragscompetenties:

  • Schriftelijke en mondelinge informatie verzamelen
  • Leervermogen/zelfontwikkeling
  • Regels, procedures en templates geschikt toepassen 
  • Aanpassingsvermogen/flexibiliteit
  • Samenwerken/teamgeest
  • Autonomie
  • Goed stressmanagement

Technische competenties en ervaring:

  • Bachelor of GHSO (Niveau B of C)
  • 3 jaar ervaring op een administratieve afdeling
  • Ervaring in een opleidingsdienst en/of in een overheidsdienst is een pluspunt.
  • Uw hoofdwerktaal is het Frans. U spreekt en schrijft die taal dan ook vlot, maar het is van essentieel belang dat u Nederlandse e-mails en werkdocumenten begrijpt en dat Nederlandstalige gesprekspartners ook in hun eigen taal informeert en begeleidt
  • U bent vertrouwd met de Office-suite (voornamelijk Word, Excel en Outlook) en met een Windows- en internetomgeving (onlineplatforms)

 

Wil u graag deel uitmaken van ons team? Stuur uw cv en sollicitatiebrief uiterlijk 18 november 2021 om 17.00 uur naar de heer Arnaud DAUGNAIX (adaugnaix@erap-gsob.brussels). De geselecteerde kandidaten zullen verzocht worden een schriftelijke test af te leggen. Kandidaten die ten minste 60% van de punten voor de schriftelijke proef hebben behaald, worden uitgenodigd voor een gesprek.

 

De GSOB verwelkomt diversiteit en bevordert gelijke kansen. Heeft u een handicap of een medische bijzonderheid die ons noodzaakt om onze selectieprocedure aan te passen en/of u specifieke tools ter beschikking te stellen? Aarzel niet om contact met ons op te nemen. We kunnen samen nadenken over mogelijke oplossingen.

 

De functiebeschrijving raadplegen.pdf (erap-gsob.brussels)